Conducción de reuniones de trabajo
Hoy en día las reuniones constituyen un valor muy indispensable para llevar a cabo una eficiente comunicación e integración entre equipos de trabajo en la organización, ya que permiten el intercambio de diferentes puntos de vista y opiniones, favorecen canales de comunicación con rapidez sobre diferente información. Por ejemplo: resolución de problemas, mejoramiento de las decisiones que se toman en relación algún objetivo que se pretende alcanzar en la empresa.
Pero como se puede planear una reunión
1. Se hace una descripción general que determine la preparación del tema, objetivos y puntos claves de la sesión.
2. Se planea la dirección de reunión, se refiere a determinar al grupo que asistirá a la reunión, informar sobre el contenido del informe, hacer una preparación sobre posibles problemáticas que pueden surgir en el momento de la sesión.
3. Tener todo listo el material que se va a distribuir durante la sesión. Por ejemplo: Pizarrón, borrador, copias, ayuda de audiovisuales, y el quipo que sea necesario para la demostración del la información en la sesión.
4. Preparar muy bien las instalaciones donde se va a llevar a cabo la reunión. Por ejemplo: Asegurarse que todo el grupo puede escuchar y ver bien el material a exponer, que el lugar cuente con iluminación, ventilación y áreas de salida de emergencia, así como el mobiliario para la comodidad del grupo durante la sesión.
Como dirigir una reunión
1. Inicie la reunión: puede ser mediante una presentación, indique el procedimiento a seguir, asegurarse que el grupo este cómodo, destacar el problema que se va a tratar durante la sesión.
2. Dirigir y controlar: Estimular a que el grupo participe, no salirse del tema en específico, resumir lo más que se pueda.
3. Conseguir aceptación de los resultados: Solicitar al grupo que las ideas se expresen nuevamente, reajustar las ideas u opiniones del grupo para que la mayoría del grupo las acepte.
4. Por último resumir la reunión: indicar lo que se ha conseguido hasta el momento con la reunión, mostrar aspectos sobresalientes, hacer una evaluación de ideas, opiniones, y experiencias presentadas, determinar el plan de acción a seguir, y hacer una clausura adecuada.
Cualidades que debe tener un director de reuniones
· Inteligencia.
· Energía.
· Integridad Moral.
· Equidad.
· Capacidad Técnica.
· Cultura General.
· Cordialidad.
· Entusiasmo.
· Auto – confianza.
· Buen Humor.
· Conocimiento de la Naturaleza Humana.
· Buen Humor.
· Habilidad Educativa.
· Auto – dominio.
· Modestia.
· Optimismo.
· Iniciativa.
Elementos básicos que intervienen en una reunión
1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:
El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".
2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:
No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:
Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:
